karakteristik karakteristik pengawasan yang efektif

karakteristik karakteristik pengawasan yang efektif

Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan

management information system (MIS)

A management information system (MIS) provides information that is needed to manage organizations efficiently and effectively.^[1] Management information systems are not only computer systems - these systems encompass three primary components: technology, people (individuals, groups, or organizations), and data/information for decision making. Management information systems are distinct from other information systems in that they are designed to be used to analyze and facilitate strategic and operational activities in the organization.^[2] Academically, the term is commonly used to refer to the study of how individuals, groups, and organizations evaluate, design, implement, manage, and utilize systems to generate information to improve efficiency and effectiveness of decision making, including systems termed decision support systems, expert systems, and executive information systems.^[2]. Most business schools (or colleges of business administration within universities) have an MIS department, alongside departments of accounting, finance, management, marketing, and sometimes others, and grant degrees (at undergrad, masters, and PhD levels) in MIS.

Management By Exception (MBE)

Management by Exception is a "policy by which management devotes its time to investigating only those situations in which actual results differ significantly from planned results. The idea is that management should spend its valuable time concentrating on the more important items (such as shaping the company's future strategic course). Attention is given only to material deviations requiring investigation." ^[1]
It is not entirely synonymous with the concept of exception management in that it describes a policy where absolute focus is on exception management, in contrast to moderate application of exception management.
In Project Management, an implication of Management by Exception is that the project board should meet when key decisions about the project should be taken, and not on regular intervals. The Project Manager should produce an Exception Report to summon the board for such meetings.^[2]
This type of management can be powerful when it is necessary to process lots of data in order to make managerial decisions. The problem with this policy is that it can result in myopic behavior. This behavior implies that lower management shifts its goal from running a successful business in a real world environment, to feeding centralized auditors and managers with financial data which will be interpreted as within. In this situation, a company manager might sell off assets like equipment (vital to long run productivity) in order to manipulate accounting ratios used in determining exception. Thus, lower management can in some cases dodge being marked as an exception, to the long term detriment of the plant they are managing.
Management by exception is based on a positive attitude toward problem recognition.

alat bantu pengawasan manajerial

ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3) Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

bidang-bidang pengawasan strategik

BIDANG-BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :
• Transaksi Keuangan
o Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
o Manajemen Kas (Cash Management)
o Pengelolaan Biaya (Cost Control)
• Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.

perancangan proses pengawasan

PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.

pentingnya pengawasan

PENTINGNYA PENGAWASAN
Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

tahap-tahap proses pengawasan

TAHAP-TAHAP PROSES PENGAWASAN
Tahap Proses Pengawasan :
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni:
1. mengukur hasil pekerjaan,
2. membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan),
3. mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.
Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:
1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.
2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.
3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan.
• Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)
Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
• Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal.
• Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan-penyimpangan
• Pengambilan tindakan koreksi
Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan¬-penyimpangan yang terjadi.

tipe-tipe pengawasan

TIPE-TIPE PENGAWASAN
Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :
1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
3. Pengawasan Feed Back (feed back control)
II.2.1 Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan.
Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang.
Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia, Pengawasan pendahuluan bahan-bahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.

penngertian pengawasan

PENGERTIAN PENGAWASAN
Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.
Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.
Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Kesimpulannya, pengwasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

konsep pengembangan organisasi

Konsep pengembangan Organisasi

1.      Pengertian Pengembangan Organisasi (OD)

a.       Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur organisasi sehingga organisasi itu adaptif dengan lingkungannya.

b.      Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur) suatu organisasi.

2.      Mengapa Pengembangan Organisasi (OD) Perlu Dilakukan?

Dalam kenyataannya organisasi seringkali terjadi stagnan yang disebabkan keengganan manusia untuk mengikuti perubahan, dimana perubahan dianggap bisa menyebabkan dis equilibrium. Hal ini mengakibatkan patologi dalam organisasi sehingga perlu dilakukan evaluasi, adaptasi, kaderisasi dan inovasi.

Sebab-sebab penolakan/ penentangan terhadap perubahan adalah :

a.       Security
Merasa tidak aman dengan kondisi baru yang belum diketahui sehingga perlu penyesuaian.

b.      Economic (berkaitan dengan untung rugi)
Organisasi cenderung menolak perubahan karena tidak mau menanggung kerugian dengan adanya perubahan.

c.       Psikologis dan budaya/kebiasaan

·         Persepsi
Persepsi yang salah bisa menjadi sumber terjadinya sikap menentang terhadap perubahan.

·         Emosi
Emosi akan menimbulkan prasangka sehingga cenderung menolak perubahan.

·         Kultur
Berguna sebagai dasar dalam menilai hal-hal baru yang diterimanya.

Faktor –faktor penyebab dilakukannya pengembangan organisasi adalah :

a.       Kekuatan eksternal

·         Kompetisi yang semakin tajam antar organisasi.

·         Perkembangan IPTEK.

·         Perubahan lingkungan baik lingkungan fisik maupun sosial yang membuat organisasi berfikir bagaimana mendapatkan sumber diluar organisasi untuk masa depan organisasi.

b.      Kekuatan internal
Struktur, sistem dan prosedur, perlengkapan dan fasilitas, proses dan sasaran bila tidak cocok akan membuat organisasi melakukan perbaikan. Perubahan organisasi dilakukan untuk mencocokkan dengan kebutuhan yang ada.

Didalam OD terdapat pendekatan integratif yaitu :

a.       Adanya organisasi dan manajemen yang terencana ke arah organisasi dan manajemen yang manusiawi.

b.      Adanya perkembangan konsepsi latihan kepekaan dan studi laboratorium. Pemikiran ini didahului oleh Kurt Lewin mengenai Counter Group bergeser pda Incounter Group. Hal ini dirasa tidak bisa membantu didalam prakteknya.

c.       Pengembangan potensi manusia.

Geseran didalam OD terjadai pada nilai, proses dan teknologi.

a.       Geseran / perubahan nilai yang dibawa OD diantaranya adalah:

·         Penggunaan seluruh sumber-sumber yang tersedia.

·         Pengembangan potensi manusia.

·         Efektivitas dan kesehatan organisasi.

·         Pekerjaan yang menarik dan menantang.

·         Kesempatan untuk mempengaruhi lingkungan kerja.

·         Penerimaan terhadap kemanusiaan.
Nilai yang dicari untuk mengembangkan OD adalah nilai yang dianggap tepat, benar dan baik dalam pengelolaan SDM.

b.      Geseran proses meliputi:

·         Proses efektif

·         Proses manajemen

·         Proses pelaksanaan kerja

c.       Geseran teknologi yang diutamakan adalah teknologi yang bisa menjawab kualifikasi posisi manusia.

3.      Karakteristik Pengembangan Organisasi

a.       Keputusan penuh dengan pertimbangan.

b.      Diterapkan pada semua sub sistem manusia baik individu, kelompok dan organisasi.

c.       Menerima intervensi baik dari luar maupun dalam organisasi yang mempunyai kedudukan di luar mekanisme organisasi.

d.      Kolaborasi.

e.       Teori sebagai alat analisis.

4.      Langkah-Langkah Pengembangan Organisasi

a.       Penilaian keadaan.

b.      Pemecahan masalah.

c.       Implementasi.

d.      Evaluasi.

berbagai pendekatan perubahan organisasi

BERBAGAI PENDEKATAN PERUBAHAN ORGANISASI

Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.

1.      Pendekatan struktur
Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :

a.       Melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi jabatan dan sebagainya.

b.      Melalui desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja.

c.       Melalui modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.

2.      Pendekatan teknologi
Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi.
Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.
Penggabungan pendekatan struktural dan pendekatan teknologi (teknostruktural) bermaksud memperbaiki prestasi melalui perubahan berbagai aspek, baik struktur organisasi maupun teknologinya, contohnya pengenalan teknologi baru yang diikuti pengorganisasian kembali bagian-bagian menjadi lebih kecil.

3.      Pendekatan orang
Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan sikap, prsepsi dan pengharapan mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan efektif.

proses pengelolaan perubahan

Proses Pengelolaan Perubahan

Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai efektifitas organisasi. Pertama ada retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua retribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.

Tahap-tahap Proses Perubahan :

1.      Tekanan dan desakan

Proses ini dimulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Misalnya adanya perubahan penjualan, penurunan produktivitas dan sebagainya.

2.      Intervensi dan Reorientasi

Digunakan untuk merumuskan masalah dan dimulai proses dengan membuat para anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, juga staff internal yang mempunyai dan dipandang ahli serta dapat dipercaya sebagai konsultan atau pengantar perubahan.

3.      Diagnosa dan pengenalan masalah

Informasi dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan tidak penting.

4.      Penemuan dan pengenalan masalah

Pengantar perubahan mencoba menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan dan masuk akal dengan menghindari “metode-metode lama yang sama”. Bawahan didorong dan diajak untuk berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat pada serangkaian kegiatan.

5.      Percobaan dan hasil

Pada tahap keempat diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.

6.      Pungutan dan penerimaan

Setelah diuji dan sesuai dengan keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.

Metode-metode penanganan penolakan terhadap perubahan

1.      Pendekatan Pendidikan dan Komunikasi.

Pendekatan ini bisa digunakan bila ada kekurangan informasi atau ketidak tepatan informasi dan analisa.

2.      Pendekatan Partisipasi dan Keterlibatan.

Pendekatan ini bisa digunakan bila pengembangan inisiatif tidak mempunyai semua informasi yang dibutuhkan untuk merancang perubahan dan orang-orang lainnya, mempunyai kekuasaan untuk menolak.

3.      Pendekatan Kemudahan dan Dukungan.

Pendekatan ini bisa digunakan bila orang-orang melakukan penolakan karena masalah-masalah penyelesaian.

4.      Pendekatan Negosiasi dan Persetujuan.

Pendekatan ini bisa digunakan bila banyak orang atau kelompok dengan kekuatan cukup besar untuk menolak akan kalah dalam suatu perubahan.

5.      Pendekatan Manipulasi dan Bekerjasama.

Pendekatan ini bisa digunakan bila taktik-taktik lain tidak akan bekerja, atau mahal.

6.      Pendekatan Paksaan Eksplisit dan Implisit.

Pendekatan ini bisa digunakan bila kecepatan adalah esensial dan para pengusul perubahan mempunyai kekuasaan cukup besar.

penolakan terhadap perubahan

Penolakan Terhadap perubahan

Penanganan penolakan terhadap perubahan:

1.      Pendidikan dan Komunikasi.
Biasa digunakan bila ada kekurangan informasi atau ketidakpastian informasi dan analisis.

2.      Partisipasi dan Keterlibatan.
Biasa digunakan bila pengambilan inisiatif tidak mempunyai semua informasiyang dibutuhkan umtuk merancang perubahan dan oranglain mempunyai kekuasaan untuk menolak.

3.      Kemudahan dan Dukungan.
Biasa dilakukan bila orang – orang pendakkan karna masalah – masalh adaptasi atau penyesuaian.

4.      Negosiasi dan Persetujuan.
Biasa digunakan bila banyak dari orang atau kelompok dengan kekuatan cukup besar untuk menolak akan kalah dalm suatu perubahan.

5.      Manipulasi dan Bekerjasama.
Biasa digunakan bila taktik – taktik lain dirasa kurang bekerja maksimal dan di sisi lain biaya atau cost yang dikeluarkan besar .

6.      Paksaan eksplisit dan implisit.
Biasa digunakan bila kecepatan adalah hal yang paling penting dan para pengusul mempunyai kekuasaan yang besar.

cara- cara penanganan perubahan

Cara-cara Penanganan Perubahan

Ada dua pendekatan penanganan perubahan organisasi:

1.      Proses perubahan reaktif. Manajemen bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Sebagai contoh, bila peraturan baru dari pemerintah mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran, maka manajer mungkin akan membeli alat pemadam kebakaran.

2.      Program perubahan yang direncanakan (planned change), disebut sebagai proses proaktif. Manajemen melakukan berbagai investasi waktu dan sumberdaya lainnya yang berarti untuk menguibah cara-cara operasi organisasi. Perubahan yang direncanakan ini didefinisikan sebagai perancangan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan organissi, atau sebagian besar satuan organisasi, harus menyiapkan diri untuk atau menyesuaikan dengan perubahan.

Di dalam proses perubahan, terdapat seorang atau individu yang bertanggung jawab atas peranan kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu ini disebut dengan “Change Agent” (pengantar perubahan). Sedangkan individu atau kelompok yang merupakan sasaran perubahan disebut “sistem klien”. Pengantar perubahan ini dapat berasal dari para anggota organisasi atau dapat sebagai konsultan dari luar organisasi.

Leavitt (1964), menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pendekatan struktur, pendekatan teknologi, dan pendekatan orang-orangnya. Pendekatan struktur adalah yang menyangkut aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisasi yang misalnya: desentralisasi, tanggung jawab jabatan, garis wewenang yang tepat, penciptaan pembagian kerja dll. Pendekatan teknologi berkaitan dengan diubahnya teknik-teknik yang dipakai denga teknologi baru; perubahan ini dapat membawa konsekuesi pula pada perubahan struktur organisasi (menjadi pendekatan tekno-struktur). Bila pendekatan struktural dan teknik bermaksud untuk memperbaiki prestasi kerja organisasi melalui pengubahan situasi kerja yang tepat, maka pendekatan- pendekatan orang dimaksudkan untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan dan ketrampilan, sikap, persepsi dan pengharapan mereka sehingga diharapkan akan melaksanakan tugas dengan lebih efektif. (dalam Handoko, 1991).

Kekuatan-kekuatan Penyebab Perubahan

a) Kekuatan-kekuatan eksternal
Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variable eksternal seperti system politik, ekonomi, teknologi, pasar, dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai SDA, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan adalah beberapa contoh factor-faktor lingkungan yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun langgganan dalam tahun-tahun terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.
b) Kekuatan-kekuatan internal
Kekuatan-kekuatan pengubah internal merupakan hasil dari factor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru serta sikap dan perilaku para karyawan. Sikap dan ketidak puasan karyawan seperti ditunjukkan dalam tingkat perputaran atau pemogokan, dapat menyebabkan berbagai perubahan dalam kebijaksanaan dan praktek manajemen

Sumber: http://id.shvoong.com/business-management/human-resources/2008569-kekuatan-kekuatan-penyebab-perubahan/#ixzz2HinUeHm9

teori x dan teori y dari mcgregor

Teori X Dan Teori Y Dari McGregor

Douglas McGrogor mengemukakan strategi kepemimpinan efektif dengan menggunakan konsep manajemen partisipasi. Konsep ini terkenal karena menggunakan asumsi-asumsi sifat dasar manusia. Pemimpin yang menyukai teori X cenderung menyukai bergaya kepemimpinan otoriter dan sebaiknya seorang pemimpin yang menyukai teori Y lebih cenderung menyukai gaya kepemimpinan demokratik.

Penelitian Di Universitas Ohio State Dan Michigan
Di universitas Ohio State, para peneliti mencoba mempelajari efektifitas dari perilaku kepemimpinan untuk menentukan mana yang paling efektif dari kedua

Pendekatan Situasional “ Contingency”
Pendekatan ini menggambarkan tentang gaya kepemimpian yang tergantung pada faktor situasi, karyawan, tugas, organisasi dan variabel lingkungan lainnya.
Mary Parker Follectt mengatakan bahwa ada tiga faktor utama yang mempengaruhi kepemimpinan yaitu 1) pemimpin, 2) bawahan 3) Situasi juga pemimpin harus berorientasi pada kelompok.

pendekatan perilaku kepemimpinan

Perilaku Pemimpin
1. Fungsi-fungsi Kepemimpinan
Perilaku pemimpin mempunyai dua aspek yaitu fungsi kepemimpinan (style leadership). Aspek yang pertama yaitu fungsi-fungsi kepemimpinan menekankan pada fungsi-fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar berjalan efektif, seseorang harus melakukan dua fungsi utama yaitu : 1) fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah dan 2) fungsi-fungsi pemeliharaan (pemecahan masalah sosial). Pada fungsi yang pertama meliputi pemberian saran pemesahan dan menawarkan informasi dan pendapat. Sedangkan pada fungsi pemeliharaan kelompok meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih lancar.
2. Gaya-gaya Kepemimpinan
Pada pendekatan yang kedua memusatkan perhatian pada gaya kepemimpinan. Gaya kepemimpinan meliputi 1) Gaya dengan orientasi tugas dan 1) Gaya berorientasi dengan karyawan. Pada gaya yang pertama pemimpin mengarahkan dan mengawasi melalui tugas-tugas yang diberikan kepada bawahannya secara tertutup, pada gaya ini lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan. Sedangkan gaya yang berorientasi pada karyawan lebih memperhatikan motivasi daripada mengawasi, disini karyawan diajak untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan melalui tugas-tugas yang diberikan.

pendekatan sifat kepemimpinan

Pendekatan Sifat Kepemimpinan

Pada mulanya timbul suatu pemikiran bahwa pemimpin itu dilahirkan, pemimpin bukan dibuat. Pemikiran ini dinamakan pemikiran “heredity” (turun temurun). Pendekatan turun temurun menyatakan bahwa pemimpin dilahirkan, bukan dibuat – bahwa pemimpin tidak dapat memperoleh kemampuan untuk memimpin, tetapi mewarisinya. Untuk menjamin kelanjutan kepemimpinan dalam garis keturunan maka dilakukan perkawinan antar anggota yang dekat. Dengan jalan ini maka kekuasaan dan kesejahteraan dapat dilangsungkan kepada generasi pemimpin berikutnya yang termasuk dalam garis keturunan keluarga yang saat itu berkuasa.

Pada masa berikutnya, timbul suatu teori baru yang dinamakan “Physical Characteristic Theory” (teori ciri fisik) yang dikemukakan oleh W H. sheldon, yang menyatakan bahwa pemimpin itu dapat diciptakan melalui latihan. Dengan demikian setiap orang dapat dilatih menjadi pemimpin,atau dengan kata lain setiap orang berpotensi untuk menjadi seorang pemimpin. Potensi ini dapat menjadi kenyataan apabila yang bersangkutan telah memperoleh latihan kepemimpinan dan berusaha untuk mempraktekkannya.

Hampir semua diktat tentang kepemimpinan memuat uraian yang berhubungan dengan sifat-sifat yang diperlukan oleh seorang pemimpin. Menurut beberapa pendapat dari L. Slank, E. Ghizelli, Robert J. Thierauf, Thomas W. Harrel, George R. Terry,Ordway Tead, Joe Kelly dan lain-lain, menyatakan bahwa seorang pemimpin harus mempunyai sifat-sifat sebagai berikut :

- takwa - percaya diri

- sehat - berjiwa matang

- cakap - bertindak adil

- jujur - berkemauan keras

- tegas - berdaya cipta

-setia - berwawasan situasi

- cerdik - optimis

- berani - komunikatif

- efisien - tanggap

- disiplin - planner

- manusiawi - pembuat keputusan

- bijaksana - kontrol

- bersemangat - bermotivasi kerja

- percaya diri - tanggung jawab

Terhadap pendekatan sifat ini dapat dikemukakan ulasan sebagai berikut; dalam kenyataan hidup ini tidak akan mungkin ada orang yang memiliki keseluruhan sifat-sifat seperti yang telah disusun diatas. Demikian pula dalam kenyataan berorganisasi tidak akan dapat diketemukan pemimpin yang memiliki keseluruhan sifat-sifat seperti tersebut. Ini hanyalah tipe ideal yang tidak akan ada dalam kenyataan. Dalam kenyataan, mungkin akan dapat diketemukan pemimpin yang memiliki sifat-sifat tersebut, tetapi tidak secara penuh keseluruhan. Melainkan hanya dalam beberapa sifat saja, itupun penonjolannya akan berbeda antara pemimpin yang satu dengan pemimpin yang lainnya.

Disamping itu tidaklah mungkin semua sifat-sifat yang telah disusun diatas tadi berlaku untuk pemimpin segala organisasi dalam segala situasi. Situasi sangat berpengaruh untuk menentukan sifat mana yang perlu lebih menonjol dibanding sifat yang lain. Sifat dan situasi merupakan dua hal yang berbeda tetapi tidak dapat dipisahkan. Situasi yang dihadapi oleh organisasi yang satu berbeda dengan situasi yang dihadapi oleh organisasi yang lain. Hal ini terjadi tidak hanya pada organisasi yang berbeda bidang kegiatannya melainkan terjadi pula pada organisasi yang sejenis.

pendekatan kepemimpinan

PENDEKATAN KEPEMIMPINAN

Dalam studi kepemimpinan pada umumnya yang saya ketahui, dikenal ada 4 (empat) macam pendekatan kepemimpinan. Yaitu: 1. Pendekatan sifat; 2. Gaya kepemimpinan; 3. Situasional kepemimpinan; dan 4. Fungsional kepemimpinan.

1. Pendekatan Sifat Kepemimpinan:
Pendekatan pertama ini, disebut teri sifat. Dibicarakan mengenai sifat-sifat yang perlu dimiliki oleh seorang pemimpin. Yaitu yang membedakan dengan yang bukan pemimpin. Para ahli ilmu kepemimpinan telah mengidentifikasikan 5 sifat negative yang mencegah orang menjadi pemimpin :
a. tidak banyak mengetahui.
b. Terlalu kaku.
c. Tidak berperan serta.
d. Otoriter.
e. Suka menyerang dengan kata-kata.

2. Pendekatan Gaya Kepemimpinan:
Penelitian-penelitian yang bersumber pada pandangan gaya kepemimpinan umumnya memusatkan perhatian mereka pada perbandingan antara gaya dekokratik dan gaya otokratik. Gatto (1992) mengkategorikan gaya kepemimpinan ke dalam 4 macam: Direktif, konsultatif, partisipatif, dan gaya delegasi.
Karakteristik dari setiap gaya tersebut dapat diuraikan secara singkat sebagai berikut:
a. Gayan direktif: Pemimpin yang direktif pada umumnya membuat keputusa-keputusan penting dan banyak terlibat dalam pelaksanaannya. Semua kegiatan terpusat pada pemimimpin. Dan sedikit sekali kebebasan bagi bawahan untuk berkreasi. Pada dasarnya gaya direktif adalah gaya otoriter.
b. Gaya konsultatif: gaya ini dibangun di atas gaya direktif. Kurang otoriter dan banyak melakukan interaksi dengan para staf dan anggota organisasi/ bawahan. Fungsi pemimpin lebih bayak berkonsultasi, memberikan bimbingan, motivasi, memberi nasehat dalam rangka mencapai tujuan.
c. Gaya partisipatif: gaya ini bertolak dari gaya konsultatif yg bisa berkembang kea rah saling percaya antara bawahan dengan pemimpin. Pemimpin cenderung memberi kepercayaan pada kemampuan staf untuk menyelesaikan pekerjaan mereka sebagai tanggungjawab mereka.
d. Gaya delegasi: disebut juga gaya Free-rein. Yaitu gaya yang mendorong kemampuan staf untuk ambil inisiatif.Kurang interaksi dan control yang dilakukan oleh pemimpin, sehingga gaya ini hanya bisa berjalan apabila staf memperlihatkan tingkst kompetensi dan tanggungjawab yang tinggi.

3. Pendekatan Situasional Kepemimpinan:
Dalam pendekatan situasional dapat dikatakan bahwa factor determinan yang dapat membuat efektif suatu gaya kepemimpinan tergantung pada situasi dimana pemimpin itu berada pada kepribadian pemimpin sendiri. Fieldler (1967, 1974) mengajukan teori Kontingen, menyampaikan situasi kepemimpinan digolongkan dalam 3 dimensi : 1. hubungan pemimpin-anggota, yaitu pemimpin akan mempunyai lebih banyak kekuasaaan dan pengaruh, apabila ia dapat menjalin hubungan yang baik dengan anggota-anggota; 2. struktur tugas: penugasan terstruktur baik, jelas, eksplisit, terprogram, akan memungkinkan pemimpin lebih berpengaruh daripada penugasan itu kabur, tidak jelas, dan tidak terstruktur. 3. Posisi kekuasaan: pemimpin akan mempunyai kekuasaan dan pengaruh lebih banyak apabila posisinya atau kedudukannya memperkenankan ia memberi ganjaran, hukuman, mengangkat dan memecat daripada ia tidak memeliki kedudukan seperti itu.

pengertian kepemimpinan

Pengertian kepemimpinan - Kepemimpinan dalam suatu organisasi merupakan suatu faktor yang menentukan atas berhasilnya suatu organisasi atau usaha, sebab kepemimpinan yang sukses, menunjukan bahwa pengelolaan suatu organisasi berhasil dilaksanakan dengan sukses pula, berikut ini artikel beberapa pengertian kepemimpinan yang coba saya posting.

Kepemimpinan (Leadership) yang ditetapkan oleh seorang manajer dalam organisasi dapat diciptakan integrasi yang serasi dan mendorong gairah kerja karyawan untuk mencapai sasaran yang maksimal.

Pengertian Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya “manajemen sumber daya manusia” (1997;h.157). Pemimpin (Leader = head) adalah seseorang yang mempergunakan wewenang dan kepemimpinannya, mengarahkan bawahan untuk mengerjakan sebagian pekerjaannya dalam mencapai tujuan organisasi. Leader adalah seorang pimpinan yang mempunyai sifat-sifat kepemimpinan dan kewibawaan (personality authority). Falsafah kepemimpinannya bahwa ia (pemimpin) adalah untuk bawahan dan milik bawahannya.

Head adalah seorang pemimpin yang dalam melaksanakan kepemimpinannya hanya atas kekuatan (power) yang dimiliki pemimpin. Ia/pemimpin menganggap dirinya yang paling berkuasa, paling cakap, sedangkan bawahan dianggap pelaksana keputusan-keputusan saja.

Kepemimpinan adalah cara seorang pemimpin mempengaruhi perilaku bawahan, agar mau bekerja sama dengan bekerja secara produktif untuk mencapai tujuan organisasi.

Pengertian Menurut Suwarto (1999;h.273) yang dikutip dari pendapat Gibson kepemimpinan adalah suatu upaya penggunaan jenis pengaruh bukan paksaan (concoercive) untuk memotivasi orang-orang melalui komunikasi guna mencapai tujuan tertentu.

Sedangkan pengertian Menurut SP. Siagian (2002;h.235) kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain dalam hal bawahannya, sedemikian rupa sehingga orang lain itu mau melakukan kehendak pimpinan, meskipun secara pribadi hal itu mungkin tidak disenanginya.